Comme tout le monde à l’ère du COVID, vous avez probablement rejoint une réunion virtuelle (sur Zoom ou autre) qui était bien animée, s’est déroulée sans problème et vous a donné l’impression d’avoir appris quelque chose par la suite. Vous avez probablement aussi participé à une réunion virtuelle qui vous a paru longue, aride et maladroite. Alors pourquoi certaines vous donnent l’impression d’être épuisé alors que d’autres vous donnent de l’énergie ?
1 : Préparez-vous
Plaine et simple : Le meilleur animateur est celui qui est préparé.
Ce qui pose problème à de nombreux animateurs en ligne, c’est de planifier un ordre du jour spécifique et de s’y tenir. Avoir un ordre du jour lâche et non structuré peut nuire au succès de toute réunion. Ce qu’il faut retenir ? Soyez impeccable avec vos points d’ordre du jour. Notez exactement le temps que vous allez consacrer à chaque point.
Tout est dans la façon dont vous planifiez, dont vous vous connectez avec vos participants et dont vous faites votre travail préalable avant la réunion.Décidez qui va diriger chaque point et comment exactement il va utiliser ce temps. Envisagez de distribuer une version simplifiée de l’ordre du jour 1 à 2 jours avant la réunion, y compris tous les documents de référence à examiner. Cela vous aidera, en tant qu’animateur, à vous sentir à l’aise pour diriger votre réunion sans vous égarer en terrain inconnu. Cela permet également aux participants de sentir que vous accordez de l’importance à leur temps et qu’ils ne le gaspillent pas dans une réunion peu inspirante (et désorganisée).
2 : Restez simple et court
Ces deux mots ont une grande signification lorsqu’il s’agit d’être efficace en ligne.
Simple se présente sous la forme de moyens non compliqués de communiquer pendant la réunion. Selon la plateforme que vous utilisez, encouragez les participants à utiliser le chat pour poser des questions et recevoir des réponses. Vous pouvez essayer d’utiliser des émojis ou des réactions intégrées à la plateforme (pouce levé ou main levée) pour montrer que tout le monde suit et/ou interagit avec le contenu. Les sondages sont une autre fonction utile (et simple) de nombreuses plateformes virtuelles. Il est facile à mettre en place et permet de maintenir l’interactivité de la discussion. Planifiez ces tactiques à l’avance et intégrez-les dans votre agenda. Une chose à retenir pour garder les choses simples est que les » salles de pause » et les outils de tableau blanc virtuel sont utiles pour travailler avec de petits groupes, mais peuvent devenir ingérables et maladroits s’ils sont trop utilisés.
Court signifie un contenu qui n’est pas long et ennuyeux, gardant les gens engagés et sur leurs gardes lorsqu’ils s’imprègnent de nouvelles informations. Ce point est assez simple : le contenu de vos réunions doit être bref et vous ne devez pas prévoir une réunion virtuelle de plus de deux heures. Vous pouvez toujours compléter tout contenu » manqué » ou non prioritaire en enregistrant de courtes vidéos ou des micro-modules d’apprentissage en ligne qui guident les participants à travers le contenu que vous auriez couvert dans une session de huit heures ou d’une journée entière.
3 : Faites confiance (mais vérifiez bien la compréhension)
Il y a une chose très importante à retenir lorsque vous travaillez avec des personnes de manière virtuelle : La confiance. Faire confiance à vos participants est une chose que tous les animateurs virtuels devraient mettre en pratique afin d’éviter de s’inquiéter excessivement de toute lacune dans le transfert des connaissances. Il n’est pas pratique de demander constamment aux participants à votre réunion s’ils suivent ou si vous allez trop vite. Vous devez faire confiance au fait qu’ils demanderont des précisions sur un sujet ou vous demanderont de ralentir. Nous recommandons à tous les animateurs de faire savoir dès le départ à leurs participants qu’ils sont responsables de leur propre apprentissage et qu’ils sont invités à poser des questions en cas de confusion.
4 : Soyez agile
Pour rester agile lors de l’animation d’une réunion virtuelle, il est préférable de se rappeler les différents rôles que vous pouvez prendre pour vous assurer d’être le facilitateur le plus efficace (et de ne pas croiser des comportements autocratiques):
- Le Guide:C’est votre rôle en tant que facilitateur d’être aimable, mais résolu à garder la conversation sur les rails. Assurez-vous qu’aucune personne ne domine la conversation ; si cela se produit, guidez de manière assertive la conversation pour qu’elle retrouve son équilibre.
- L’Observateur/Observatrice : Il n’est pas de votre responsabilité de remplir chaque partie de votre réunion avec votre voix. La plupart du temps, surtout lors de réunions en ligne, les gens ont besoin de temps pour digérer les informations qui leur sont présentées.
- Le validateur: Les choses peuvent devenir complexes – rapidement – dans une réunion en ligne. L’un de vos nombreux rôles est de synthétiser les informations discutées et de les condenser en perspectives spécifiques et simples.
5 : Obtenez un retour d’information
L’opportunité d’un retour d’information en direct engage et dynamise les participants à la réunion. L’utilisation de la fonction de chat pendant une réunion peut donner aux participants l’occasion de poser des questions précieuses – et probablement d’aborder des questions que le reste du groupe pense à poser.
Solliciter des commentaires à la fin d’une réunion peut également produire d’excellents résultats. Pensez à des façons créatives de travailler une question ou un sondage à la fin de votre réunion, en posant des questions ouvertes et fermées pour recueillir des données sur le déroulement de la réunion. Vous pouvez choisir de recueillir les réactions en direct ou de fournir aux participants le lien vers une enquête à la fin de la réunion pour savoir ce qu’ils pensent de son déroulement. Deux exemples de questions : « Quelle est la chose qui s’est vraiment bien passée ? » et « Quelle est la chose que vous changeriez ? ». Soyez précis lorsque vous formulez ces questions pour vous assurer qu’elles suscitent des réponses vraies et honnêtes. En savoir plus ? sur beurtelechat, un nouveau site de rencontre.