11 avril 2013

Interview de Jean-Pierre Buisson, Ernst & Young

Tour Incity - Interview de Jean-Pierre Buisson, Ernst & Young

« Travailler dans une tour de nouvelle génération, c’est l’occasion unique pour vivre autrement ensemble, réussir une nouvelle organisation et optimiser confort et accueil. »

Quels sont les métiers d’Ernst & Young et leurs contraintes ?

Ernst & Young, avec 400 personnes à Lyon, regroupe 4 métiers différents, eux-mêmes décomposés en « service lines » spécialisées : les métiers de l’audit, d’avocats, de la transaction et du conseil. Ces métiers ont chacun leurs spécificités et leurs contraintes, en particulier en terme de gestion du temps / gestion de l’espace / confidentialité des informations traitées. Au fil des années, nous avions peu fait évoluer notre gestion des locaux, majoritairement inspirée du métier de l’audit, qui est notre métier d’origine. Jusqu’à présent, dans nos différentes implantations, nous avions un peu reproduit le même modèle d’utilisation de l’espace, alors que les modes de travail et les attentes de nos collaborateurs ont fortement évolué ces dernières années. Pour notre 6e implantation en 30 ans dans la région, nous avons imaginé vivre autrement ensemble. Et c’est ce qui nous a conduit, après comparaison des différentes solutions qui s’offraient à nous, vers une tour de nouvelle génération, la Tour Oxygène, où nous occupons 5 étages.

Quels étaient vos objectifs en termes de surface et de confort ?

Lorsque nous avons programmé ce projet de déménagement, nous cherchions déjà à rationnaliser nos espaces et à changer le mode de fonctionnement entre les équipes.
Rationnaliser les espaces, c’était gagner des m² et passer d’une ancienne tour et d’une surface de 7 000 m² à une surface de 5 000 m² sans dégrader le confort. 
Nous avons gagné des m² grâce à la structure offerte par la nouvelle tour, où 100% de la surface des plateaux est utilisable en premier jour pour des bureaux, ce qui permet de rationaliser l’implantation des espaces de travail. Nous n’avions donc plus besoin de dédier des espaces de second jour (ou en noyau central) au stockage de documents. Ensuite nous avons trouvé une solution pour externaliser et baisser le coût de la gestion de nos archives.
En ce qui concerne les archives, nous avons beaucoup travaillé sur ce qui nous est réellement utile dans la vie de tous les jours dans nos différents métiers, et en particulier sur les délais d’accès à l’information.

Maintenant, nous déportons chez un prestataire la quasi-totalité de nos archives à des prix d’archivages et plus à des prix de m² de bureaux. Nous ne gardons ici que le strict minimum en ayant apporté une nouvelle organisation, la technologie et des process d’archivage opérationnels en sous-sol. Ces premiers gains de m² acquis, la question suivante, était comment gagner en confort ?

Comment avez-vous réussi à modifier votre organisation ?

Une partie de nos collaborateurs (les plus seniors) ayant pris l’habitude d’être à deux ou seuls dans des bureaux, c’était donc un peu plus compliqué. Pour évoluer vers un autre projet organisationnel, nous nous sommes fait aider par l’agence Majorelle. Pendant près de 6 mois, nous avons impliqué les équipes pour déterminer comment utiliser les espaces différemment, en préservant le confort individuel.

Qu’avez-vous privilégié ?

L’objectif : prévoir moins de « poste de travail » que de salariés, puisque ceux-ci travaillent majoritairement chez les clients.
Seuls 40 directeurs et associés gardent des bureaux personnels. Les managers sont les plus concernés par les changements : d’un bureau pour deux ou individuel, ils passent à un bureau pour quatre, mais dont la surface a été significativement augmentée, ce qui permet de ne « perdre » que moins d’un m² au sol individuellement. En fait, dans ces modules où il peut y avoir 4 personnes, il est très rare qu’elles soient là en même temps. Ainsi, nous avons légèrement réduit la surface au sol sans dégrader le confort individuel.
Les jeunes auditeurs et consultants restent répartis en open space, avec un poste pour 1,5 personne. Les jeunes avocats, plus sédentaires, ont un poste individuel dans des pièces de 12 places.

Le déménagement a-t-il été l’occasion d’innover en matière de nouvelles technologies et de partage des espaces ?

Oui, nous avons beaucoup investi dans la technologie (mais également dans le mobilier de bureau), pour que les gens aient tous les outils sous la main, pour gagner en efficacité, mais aussi trouvent des endroits où ils peuvent s’isoler à certains moments pour travailler soit seul soit avec 1 ou 2 collaborateurs. Seul pour une conférence call par exemple ! Dès que nous sommes plus de deux, nous nous isolons.


Nous avons donc créé des petites salles de réunions, adossées à chaque bureau partagé, que nous appelons des « suites office », où ils peuvent aller faire leur conférence call ou leur réunion d’équipe.
Et nous avons équipé les différents bureaux et « suites office » d’outils appropriés (écrans pour partager des documents, postes de conférence téléphonique, téléphones sans fil, connexions filaire ou wifi permettant la mobilité, …)


On a également retravaillé la notion de « binôme » pour les assistantes, en les installant dans des espaces de 4 similaires à ceux des managers, avec dans le même espace tous les outils dont elles peuvent avoir besoin dans leurs tâches quotidiennes (scanner, imprimantes, …) En mettant 4 assistantes ensemble, elles travaillent en binôme et absorbent plus facilement leur travail. Ainsi nous avons besoin de moins de monde pour compenser les absences naturelles, les congés, les maladies ou les périodes de surchauffes où à un moment donné nous étions fatalement obligés de sur-staffer. Les outils mis à disposition complétés par le fait de travailler sur des binômes a permis de fluidifier les relations.
Nous n’avons pas généralisé la mise en place d’open space, cela ne nous apportait aucun gain en m² supplémentaires et nous avons des contraintes de confidentialité à respecter.
Au niveau de la productivité, avec des outils performants en termes de communication, visioconférence, conférence téléphonique, plateformes de partage… nous pouvons ainsi travailler en national ou international. Des équipes de Lyon et d’ailleurs travaillent facilement à distance selon les besoins des dossiers et les compétences nécessaires.

Quelle a été la perception de vos collaborateurs en termes de qualité de travail ?

Après la théorie et des mois de discussion pour les assurer que tout était mis en place pour que tout se passe bien, nous avons eu accès au plateau et nous avons montré les prototypes, et ce fut alors le déclencheur : «  C’est clair, les espaces à 4 sont grands, nous n’allons pas être les uns sur les autres, le mobilier est de grande qualité, nous pourrons nous connecter en wifi sur tout le site. Nous aurons des téléphones fixes qui nous suivront partout dans la tour lorsque nous serons en RDV, nous aurons de grandes salles de réunion à l’espace client  ». Cela a fortement rassuré et confirmé que malgré l’objectif général de réduction de nos coûts nous n’étions pas partis sur une solution « low cost » avec des conditions de travail dégradées … .
Mais c’est vraiment au moment du déménagement que tout a basculé, quand les collaborateurs ont vu que tout était prêt le jour J, et que même si nous avions baissé de 2 000 m² notre surface totale, ils perdaient seulement 0,50 m² de surface individuelle, et avaient l’impression au contraire d’avoir gagné de l’espace… Pour eux, la tour était accueillante, la climatisation et la qualité de l’air meilleure, les bureaux lumineux et l’immeuble visible à Lyon. Ils ont aussi constaté que nous avions mis les moyens en termes d’investissement, mobilier, cloisons, technologies, insonorisation, pour qu’ils trouvent de bonnes conditions de travail et de vie.

Quel constat pouvez-vous faire deux ans plus tard ?

Aujourd’hui, nous pensons qu’il pourrait être possible d’aller au-delà dans la mutualisation des espaces. Cela offre une flexibilité importante pour accueillir de nouveaux collaborateurs sans augmenter notre surface, en cas de croissance forte, et donc sans augmenter le coût immobilier.
Nos équipes se sont ensuite aperçus que travailler à 4 dans le même bureau, cela permettait aussi par moment, sans obligatoirement faire partie de la même « service line », de s’ouvrir aux autres. L’ouverture aux autres ou la capacité d’échanger sur un sujet avec d’autres personnes que celles de son métier / de sa service line, et qui font la même chose que vous, leur permet de résoudre des problématiques différemment. Avant, nos équipes se connaissaient de moins en moins en dehors de leur « service line », là nous avons réussi à recréer des relations et c’est bien plus agréable.

Et pour les services ?

Deux sont particulièrement très appréciés : la conciergerie utilisée pour les services de pressing, cordonnerie, documents administratifs, carte grise... et le RIE, un « plus » qualifié d’hyper pratique.

Y a-t-il un impact au niveau de l’image d’Ernst & Young ?

Etre dans une tour telle qu’Oxygène est important en termes d’image à plusieurs niveaux.
Auprès des collaborateurs tout d’abord et également en direction des futurs salariés.


Notre implantation peut faire la différence auprès des jeunes issus des écoles de commerces ou d’ingénieurs. C’est aussi un signe fort donné à nos clients internationaux et un bon moyen de véhiculer une bonne image de nos équipes locales.
Sans oublier « l’effet Wahoo ! » de toutes les personnes qui découvrent le panorama depuis la tour et la lumière qui rentre à flots.
Nos clients sont toujours stupéfaits et ont fortement apprécié notre espace d’accueil au 22e étage. Un espace sans dossier, ni mouvement de collaborateurs, constitué de salles de réunions, toutes en 1er jour, qui représente les deux tiers de l’étage. Séparé du reste, il est uniquement dédié à l’accueil clients. Ce qui avait été impossible à faire dans la Tour précédente.

Avez-vous constaté une différence en matière d’économie d’énergie ?

En arrivant ici, il y a effectivement la question d’économie d’énergie… entre une tour des années 70 et celle-ci, les coûts en matière de consommation d’énergie, d’entretien et autres, ne sont pas comparables. La différence est réelle. 

Peut-on parler d’installation à Iso coût ?

Oui, car nous avons réussi à déménager effectivement dans une tour de nouvelle génération, en investissant dans du mobilier et en technologie, tout en restant au même coût annuel. Tout compris, c’est le même montant alors que le loyer facial est plus élevé. Il faut vraiment raisonner en matière de coût au poste de travail pour ce calcul économique et de « ROI ».

En terme de développement durable, nous avons surtout travaillé sur nos consommations de papier. Nous avons mis en place des copieurs multifonctions avec un système de badge. Tous sont paramétrés en fonction imprimante, nous imprimons systématiquement en R°V° et en NB sauf exception. Le badge est le pilote de l’impression. Donc pas d’impressions inutiles ou oubliées.

En termes de consommation d’énergie, cela est géré par ce que la tour elle-même peut faire : tout s’éteint tout seul le soir à partir de 19 heures, et ensuite toutes les heures si nous avons oublié en partant, la lumière et le chauffage sont réglables par module de travail, …
Le fait aussi d’être proche de la gare limite le nombre de taxi, donc moins de CO². Cela correspond à nos valeurs.

En synthèse, l’intérêt d’un tel projet ?

Le fait de partir sur un nouveau projet immobilier dans la tour Oxygène, nous a permis de changer de modèle. Nous aurions eu beaucoup de mal à le faire sur l’ancien site, il fallait tout casser, on en avait pour 3 ans… et à postériori, nous courrions le risque de nous arrêter en cours de route. 
Le plus, c’est que nous avons vraiment réussi à complètement changer notre mode de vie, notre mode de fonctionnement, notre mode opératoire, par le changement du mode d’utilisation des espaces. Nous avons également gagné en image et en attractivité et aujourd’hui, tout le monde est fier de notre implantation.

Crédit photos : © Christine CHANDAGNE